No dejes para hoy lo que puedes hacer mañana

No dejes para hoy lo que puedes hacer mañana

Recientemente he estado hablando un poco en otros blogs sobre gestión del tiempo, y cosas así. Es uno de los temas que pretendo tratar más en profundidad en próximas entradas, y hace poco Deirdre me pidió que comentara algo acerca del sistema que sigo. Así que allá vamos

 

Durante los dos últimos años, aproximadamente, he seguido una metodología para esto de gestionar el tiempo y las tareas llamada Getting Things Done o GTD, producto de un pavo llamado David Allen. No voy a poner enlaces ni nada de eso, porque debe ser uno de los términos de búsqueda más populares en Google. Vale, uno a la wikipedia. Rapunzell habla de ello también, así que id a su blog y leed. Es una metodología muy potente, muy útil para gente con grandes cargas de trabajo, y realmente tiene una enorme capacidad de simplificarlo todo cuando la incorporas como hábito. Se adapta bien a medios electrónicos o tradicionales, y es bastante personalizable, simplificable o lo que quieras. Ha generado un auténtico culto entre la gente que trabaja en IT, managers y demás, y no exagero. Hay software para aplicar la metodología a manta, y miles de modificaciones para todo. Un exitazo, vaya, y porque es una buena idea.

Como decía, he usado esta metodología cerca de dos años, más o menos, y he logrado mantenerla como hábito la mayor parte del tiempo. Me ha facilitado muchísimo la vida, y la verdad es que me ha cambiado la manera en la que pienso acerca de muchas cosas en el trabajo. Trabajo más en menos tiempo gracias a ello.

Sin embargo, GTD es una metodología compleja de manejar. El consenso general por ahí es que cuesta mucho trabajo adquirir el hábito, es relativamente fácil caer en viejos hábitos, y acabas teniendo muchas, muchísimas listas de cosas por hacer. Lo cual es cierto, porque el tal David Allen anima a que hagas diferentes listas dependiendo del contexto en el que estás (“teléfono”, “oficina”, “casa”, “por ahí”).

He probado muchos métodos y muchos cacharros. He usado PDA, las utilidades del móvil (de hecho cualquier móvil de medio pelo trae capacidad suficiente para no necesitar una PDA para nada), sistemas online como GoogleCalendar con programas como RemembertheMilk, y muchas cosas más. Durante varios años he probado, leído y estudiado toneladas de metodologías. Y al final lo que buscaba era algo sencillo, que pudiera gestionar con una agenda de bolsillo o cuaderno similar, y que en caso de que me descontrolara fuera fácil de volver a subir al carro sin tener que armar todo el sistema de nuevo.

Entra Mark Forster y su metodología “Déjalo para mañana.”

En otros posts empezaré a explicar en qué consiste la metodología, y como yo la he personalizado / adaptado con cosas de GTD y de otros autores. Pero dejo aquí el sumario de lo que va y por dónde empezar:

Cómo conseguir hacer todo dejándolo para el día siguiente.

  1. Pon todo el trabajo atrasado en carpetas llamadas “Atraso” (emails en una carpeta, documentos en otra…) y pon dichas carpetas donde no puedas verlas.
  2. Acumula todo el trabajo que vaya llegando durante el día, y hazlo del tirón el día siguiente. Agrupa las actividades similares como emails, teléfono, documentos por leer y tareas. Tu objetivo es limpiar esa pila cada día.
  3. Si algo de lo que llega es demasiado urgente como para poder esperar a mañana (veremos más sobre la urgencia), anótalo en una lista separada y trabaja en ello en un momento conveniente a lo largo del día. No hagas absolutamente nada que no esté en tu lista del día anterior sin anotarlo primero.
  4. Cada día, lo primero de todo, pasa tanto tiempo como quieras limpiando los contenidos de la/s carpeta/s de “Atrasos,” repito, lo primero de todo cada día. Unos días harás más y otros menos. Cuando te hayas puesto al día con ese trabajo, encuentra alguna otra cosa que quieras conseguir y empieza a hacer un poco de esa meta cada día en primer lugar.

Si sigues este sencillo proceso estarás totalmente al día de tu trabajo reciente mañana por la mañana, y estarás en ruta para ponerte al día con el trabajo atrasado. Hay mucho más detrás de todo esto (diario de tareas, listas cerradas, definir la iniciativa actual…), pero el método viene a ser este.

Más en breve.

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